Jak Kreacja Studio wyeliminowała 4 narzędzia i odzyskała kontrolę nad projektami
20-osobowy zespół agencji kreatywnej działał jednocześnie w Trello, Asanie, Slacku i arkuszach Google. Wdrożenie Notion zajęło 6 tygodni — i zmieniło sposób, w jaki firma zarządza każdym projektem.
Cztery narzędzia, żadnej spójności
Kreacja Studio to agencja kreatywna z Warszawy obsługująca ponad 30 klientów jednocześnie. Każdy projekt przechodził przez ręce copywriterów, grafików, account managerów i developerów — a komunikacja między nimi rozpadała się na dziesiątki wątków w czterech różnych aplikacjach.
Zarządzanie status-update'ami odbywało się na Slacku, zadania żyły w Trello, harmonogramy w arkuszach Google, a dokumenty briefów — w Asanie. Żadne z tych narzędzi nie rozmawiało z pozostałymi.
Duplikowanie pracy Ten sam status projektu był ręcznie wpisywany w trzech różnych miejscach przez trzy różne osoby.
Brak widoczności dla managementu Dyrektor kreatywny nie miał jednego miejsca, gdzie mógł zobaczyć co dzieje się z wszystkimi projektami naraz.
Onboarding trwał tygodniami Nowi pracownicy potrzebowali 3–4 tygodni, żeby zorientować się w strukturze narzędzi i procesów.
Opóźnienia bez wczesnego ostrzeżenia Przekroczenia terminów były wykrywane zbyt późno — dopiero gdy klient pytał o postępy.
Kreacja Studio
Agencja marketingowa i kreatywna
Jedno środowisko pracy zamiast czterech
Zaprojektowaliśmy dla Kreacja Studio centralny workspace w Notion, który zastąpił wszystkie poprzednie narzędzia. Każdy etap wdrożenia był realizowany równolegle z bieżącą pracą agencji — bez przestojów.
Audyt procesów i mapowanie przepływu pracy
Na początku przeanalizowaliśmy jak faktycznie wygląda życie projektu w agencji — od briefa przez produkcję po delivery. Zmapowaliśmy wszystkie punkty styku między działami i zidentyfikowaliśmy miejsca, gdzie informacje się gubią lub powielają.
Projekt centralnej bazy projektów i klientów
Zbudowaliśmy relacyjną bazę danych łączącą projekty, klientów, zadania i briefy. Każdy projekt ma własny widok statusu, timeline, przypisanych ludzi i wszystkie powiązane dokumenty — w jednym miejscu, widocznym dla każdego w zespole.
Dashboard dla managementu z widokiem birds-eye
Dyrektor kreatywny i CEO otrzymali dedykowany dashboard z listą wszystkich aktywnych projektów, sygnalizacją opóźnień i obciążeniem poszczególnych członków zespołu — aktualizowanym w czasie rzeczywistym, bez konieczności pytania kogokolwiek o status.
Szkolenia i wdrożenie całego zespołu
Przeprowadziliśmy cztery warsztaty dla różnych ról w firmie: account managerów, creatives, developerów i zarządu. Każda grupa dostała instrukcje dopasowane do swojej codziennej pracy — nie generyczny tutorial Notion, ale konkretne scenariusze z ich własnych projektów.
Liczby mówią same za siebie
0%
wzrost efektywności zarządzania projektami
0 → 1
narzędzia zastąpione jednym workspace
0x
szybszy onboarding nowych pracowników
Przed wdrożeniem
- Status projektu aktualizowany ręcznie w 3 miejscach
- Brak jednego widoku wszystkich projektów
- Onboarding nowego pracownika: 3–4 tygodnie
- Opóźnienia wykrywane zbyt późno
- Briefy i dokumenty w różnych lokalizacjach
- 4 subskrypcje narzędzi dla każdej osoby
Po wdrożeniu
- Jeden status, synchronizowany automatycznie
- Dashboard zarządczy z widokiem wszystkich projektów
- Onboarding nowego pracownika: 1 tydzień
- System alarmuje o zagrożeniach z wyprzedzeniem
- Wszystko w jednym, powiązanym workspace
- Jedna subskrypcja Notion dla całego zespołu
Przez dwa lata żyliśmy w chaosie narzędzi i myśleliśmy, że tak po prostu wygląda praca w agencji. Teraz wiem, że to nie był problem agencji — to był problem narzędzi. Notion i GoNotion to zmienili.
Tak wygląda workspace Kreacja Studio
Każdy widok zaprojektowaliśmy pod konkretną potrzebę — inaczej widzi projekty account manager, inaczej grafik, inaczej zarząd.